Claves sobre la facturación electrónica en el sector agropecuario

Este domingo 1º de noviembre vence el plazo máximo para que los empresarios del sector agrícola y pecuario del país emitan factura electrónica. Los obligados para hacer este procedimiento serían menos del 1 % del total de productores en Colombia.

Tras múltiples aplazamientos a lo largo de los últimos dos años, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estableció el primero de noviembre de 2020 como la fecha máxima para que ganaderos y agricultores empiecen a expedir el documento de forma electrónica.

Entrevistado por CONtexto ganadero, Mario José Márquez Olier, gerente de Facturación Electrónica de la DIAN, explicó que esta modalidad de facturación se ha venido implementando a nivel mundial, y en Latinoamérica, países como Brasil, Chile y México fueron los precursores.

“Es una factura que se emite posterior a la validación de la información tributaria y técnica que hace la DIAN, con los mismos efectos legales que la factura en papel y soporta las transacciones de venta de bienes y servicios, pero se expide y recibe de manera electrónica”, afirmó.

Y agregó: “Se entrega un archivo en formato XML o la representación gráfica de la factura electrónica, que contiene un código QR que al ser escaneado muestra el documento”. (Lea: Quedan dos meses para que ganaderos obligados expidan factura electrónica)

El funcionario sostuvo que no habría grandes cambios para los empresarios que ya expedían factura en relación con la información que se consiga en el documento ni en la contabilidad. Lo único que cambia es la forma de expedirla, que ahora será a través de un software.

En este caso, el documento emitido deberá ir firmado por un certificado de firma digital y se expide de manera electrónica. Posteriormente, se envía al correo electrónico del cliente, al servidor o software de facturación electrónica que este indique.

“Adicionalmente, al ser una factura electrónica de validación previa, es validada previamente a su emisión por la DIAN, quien emite una aceptación y luego sí se genera la factura para entrega al cliente”, anotó. (Lea: ¿Conoce las 3 opciones de software para facturar electrónicamente?)

Por su parte, Luis Hernando Valero Vásquez, líder de Masificación de la factura electrónica de la DIAN, explicó que todos los responsables de facturar, deberán hacerlo electrónicamente, como son todas las personas jurídicas y los responsables del IVA y el impuesto al consumo.

De igual manera, lo tendrán que hacer las personas que superen los ingresos brutos de 3500 UVT, que corresponde a $124 624 500, “sin importar la naturaleza de los bienes y servicios” como dijo en una conferencia transmitida a través de Facebook Live organizado por Fedegán.

“Cuando digo sin importar la naturaleza, estoy hablando que sean excluidos, exentos o gravados de IVA. En ese caso, es responsable de factura electrónica”, aclaró el funcionario. (Lea: Señor ganadero, recuerde que este año debe implementar factura electrónica)

Pero aún si no superan estos ingresos, deben facturar electrónicamente cuando tengan más de un establecimiento de comercio, exploten intangibles, sean usuarios aduaneros, comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos, o estén inscritos en el régimen simple de tributación.

¿Cómo expedir factura electrónica?

Para expedir este tipo de documentos, se debe emplear un software de facturación electrónica de validación previa. Para ello, la DIAN ha dispuesto 3 opciones para realizar esta implementación: un servicio gratuito, un desarrollo propio o un proveedor tecnológico.

Si usted cuenta con los conocimientos técnicos y tecnológicos, la entidad ha dispuesta una ‘Caja de herramientas’, que consta de un paquete de documentación y ejemplos de facturas para que usted mismo desarrolle su propio software de facturación electrónica.

Según la Dian, entre las ventajas de esta alternativa, usted podrá contar con autonomía de decisión sobre su programa, así como otorgar tantas funcionalidades como usted desee y contará con un equipo especializado propio que le dará soporte inmediato.

No obstante, antes de decantarse por esta solución, debe consultar los costos de operatividad, como personal, desarrollo y mantenimiento. Además, tenga en cuenta que usted mismo debe responder ante cualquier contratiempo.

La segunda opción es contratar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado. La ventaja es que estos se encargan de que las facturas que su negocio emite deben ser aprobadas por la DIAN, y en caso de que sean rechazadas, deben realizar los respectivos ajustes.

En la actualidad, existen 89 proveedores distribuidos en todo el país, con mayor concentración en Bogotá, Medellín y Cali. De estos, la DIAN recomendó estudiar al menos 20, evaluando los diferentes precios y servicios para hacer más prácticos los procesos de facturación y contables.

Finalmente, usted puede hacer uso de la ‘Solución Gratuita DIAN’, un software sin costo que está alojado en la nube, para que todos los ciudadanos tengan acceso en cualquier momento desde un dispositivo cualquiera con conexión a Internet.

Esta herramienta es ideal para pequeñas y medianas empresas, por las ventajas que ofrece en materia de conectividad y disponibilidad. Además de ser gratuita, ofrece soporte a través de un Contact Center y solo se requiere tener RUT para ingresar.

A la fecha hay más de 339 000 empresarios en operación que están expidiendo factura electrónica de todos los sectores de la economía, así como otros 77 000 adicionales que están registrados para el proceso de iniciar con la expedición del documento.

Respecto al servicio de facturación gratuita que ofrece la DIAN, hay cerca de 43 000 registrados, cerca de 66 000 habilitados y más de 63 000 en operación. Según Valero, solamente se requiere un dispositivo con conexión a Internet, pues el resto lo proporciona la entidad.

Entre los documentos equivalentes a la factura de venta, el líder de Masificación detalló que ahora solo hay 13, incluyendo la factura electrónica, entre los que figuran el tiquete de transporte de pasajeros o el documento expedido para el cobro de peajes.

¿Por qué facturar electrónicamente?

Con este sistema, el Gobierno busca formalizar el comercio y apoyar para que todos los actores del mercado colombiano tengan igualdad de condiciones para realizar sus ventas y acceder a beneficios tributarios, créditos bancarios y factoring.

Sin duda alguna, con la figura de validación previa, también pretenden evitar la evasión y dar reglas justas de facturación para todos los colombianos. En este sentido, la entidad destacó que la facturación electrónica mejora el relacionamiento con sus clientes.

Para el caso de aquellos empresarios agropecuarios con inconvenientes de tipo tecnológico por la falta de conexión a Internet, podrán expedir facturas de talonario o de papel por la venta de sus productos, las cuales tienen que ser transmitidas electrónicamente cuando vuelvan a conectarse a la red, lo que puede hacer desde un celular.

Márquez Olier recordó que este medio disminuye los tiempos administrativos, ahorra gastos y ofrecerá nuevas opciones de financiamiento como el Factoring Electrónico. (Lea: "Ganaderos deben expedir factura electrónica desde el 1 de octubre": Márquez)

“La factura electrónica mejora el manejo de la información contable y comercial de las personas y empresas, ya que podrán sistematizar el análisis de sus ventas y sus costos, podrán guardar de forma segura las facturas y acceder a la información cuando lo requieran. Este sistema le permitirá al empresario hacer factoring, así podrá comercializar de manera segura y fácil sus facturas electrónicas de validación previa”, remató.