Jessica Nieto explica en un informe que, los manuales suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa agropecuaria. (Lea: Manual de usos de la tierra en fincas ganaderas )

En estos manuales se encuentra registrada y transmitida sin distorsión, la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitando las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes.

Nieto dice que, “el manual dentro de la administración es de gran importancia ya que es un instrumento que contiene un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada individuo en sus actividades cotidianas, además es una guía para todo el personal que labora dentro de un predio, con el propósito de lograr los objetivos de una manera eficiente y eficaz, por eso los manuales deberán ser elaborados técnicamente basados en los respectivos procedimientos”.

Existen varios tipos de manuales que el productor no debe obviar, dentro de una empresa ganadera:

• Manual de organización: Contiene de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad. Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos los aspectos de observancia general en la institución.

• Manual de políticas: Se indica la forma de proceder y los límites dentro de los que deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados institucionales. Toda política debe ser orientada hacia el objetivo primario a razón de ser de la institución.

• Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Con este manual, se busca orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

• Manual de empleado: Contiene información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a la empresa, especialmente sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Estos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

• Manual de finanzas: Trata acerca de los principios técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos como la estructura orgánica, descripción contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera, etc. (Lea: Estos son los registros que debe tener en su empresa ganadera)

La idea es que el productor vaya cambiando su forma de administrar la finca, de tal forma que sea más empresarial y que se base en manuales, que no solo ayudarán a cumplir los objetivos de forma más fácil, sino que son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados, que es una situación que sucede con mucha frecuencia en el sector agropecuario.
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