La implementación de este sistema, que constituye una evolución de la factura tradicional, también es obligatoria para los productores agropecuarios que tienen plazo de realizar la transición hasta octubre del próximo año.

Entre sus múltiples beneficios, la facturación electrónica es amigable con el ambiente, ahorra espacio, seguridad en la información, optimiza procesos contables que podrán ser fácilmente automatizados. (Lea: Este sería el costo de aplicar factura electrónica en su ganadería)

Para expedir este tipo de documentos, usted debe adaptar en su negocio un software de facturación electrónica de validación previa. Para ellos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha dispuesto 3 opciones para realizar esta implementación.

En primera medida, si usted cuenta con los conocimientos técnicos y tecnológicos, la entidad ha dispuesta una ‘Caja de herramientas’, que consta de un paquete de documentación y ejemplos de facturas para que usted mismo haga un desarrollo propio del software.

Según la Dian, entre las ventajas de esta alternativa, usted podrá contar con autonomía de decisión sobre su propio software, así como otorgar tantas funcionalidades como usted desee y contará con un equipo especializado propio que le dará soporte inmediato.

No obstante, antes de decantarse por esta solución, debe consultar los costos de operatividad, como personal, desarrollo y mantenimiento. Además, tenga en cuenta que usted mismo debe responder ante cualquier contratiempo.

La segunda opción es la contratación por su propia cuenta de los servicios de un proveedor tecnológico autorizado, que lo orientará en el proceso de aplicación de la factura. (Lea: Ganadero, tenga presente estas 2 fechas para el trámite de factura electrónica)

Los beneficios de esta elección es que las empresas que proveen el servicio se encargan de que las facturas que su negocio emite deben ser aprobadas por la Dian, y en caso de que sean rechazadas, deben proceder a realizar los respectivos ajustes.

Otras características de estos proveedores es que permiten cargar automáticamente los datos de sus clientes a partir de archivos de Excel, hacen el proceso de instalación y prueba de funcionalidad, ofrecen soporte 24/7 o incluyen módulos contables.

En la actualidad, existen 86 proveedores. De estos, la Dian recomendó estudiar al menos 20, evaluando los diferentes precios y servicios para hacer más prácticos los procesos de facturación y contables. (Lea: En 2018, los ganaderos cumplieron otro trámite: la factura electrónica)

Finalmente, usted puede hacer uso de la ‘Solución Gratuita DIAN’, un software sin costo que está alojado en la nube, para que todos los ciudadanos tengan acceso en cualquier momento desde un dispositivo cualquiera con conexión a Internet. 

Esta es una herramienta que eligen principalmente las pequeñas y medianas empresas, por las ventajas que ofrece en materia de conectividad y disponibilidad. Además de ser gratuita, ofrece soporte a través de un Contact Center, permite enviar facturas de forma ilimitada, así como emitir notas de crédito, notas de débito y acuses de recibo. Solo necesita tener RUT para ingresar.